Obchodní schůzka skončila. Ať už byla úspěšná, nebo náročná, čerstvé informace a dojmy jsou v tuto chvíli nejcennější. Mnoho obchodníků však v této fázi udělá zásadní chybu – spolehnou se na svou paměť, poznámky v diáři nebo v lepším případě na e-mail odeslaný kolegům. Informace, která není zapsaná v CRM systému, však pro firmu prakticky neexistuje.
Samotný akt schůzky je pouze polovinou práce. Druhá, neméně důležitá polovina, je správné a okamžité zpracování výsledku. Nejde o byrokracii; jde o udržení hybnosti obchodního případu a zajištění, že se potenciální zákazník přemění na spokojeného klienta.
Proč nestačí pouhý zápis do poznámek?
Základní chybou je vnímání CRM (Customer Relationship Management) jako pouhého úložiště kontaktů. Moderní systémy, jako je Bohemia CRM, jsou postavené na pracovních procesech a správě aktivit.
Pokud si výsledek schůzky zapíšete pouze jako volnou poznámku k firmě, data se stanou "mrtvými". Nikdo jiný ve firmě (manažer, kolega ze servisu, marketing) nevidí kontext, a hlavně – systém vás automaticky neupozorní na další krok.
Správný zápis v CRM není jen pasivní záznam. Je to aktivní prvek, který spouští další firemní procesy a zajišťuje, že se na nic nezapomene.
Správný postup: Zápis výsledku schůzky v CRM
Aby měl záznam ze schůzky skutečnou hodnotu, musí být strukturovaný. V kontextu systémů, jako je Bohemia CRM, to znamená rozdělit informace do správných modulů.
1. Ukončení a sumarizace Aktivity
Každá plánovaná schůzka by měla ve vašem CRM existovat jako Aktivita (úkol, schůzka). Prvním krokem po návratu do kanceláře je nalezení této aktivity a její uzavření.
-
Označte aktivitu jako "Dokončenou": Tím dáte systému i kolegům vědět, že proběhla.
-
Vyplňte podrobný zápis: Toto je klíčové. Zápis musí být věcný a srozumitelný i pro kolegu, který na schůzce nebyl.
-
Co bylo dohodnuto? (Např. "Zákazník potvrdil zájem o modul X, má výhrady k ceně Y.")
-
Jaké jsou klíčové body? (Např. "Rozhodující osoba je paní Nováková, současné řešení jim končí v Q2.")
-
Jaká byla atmosféra? (Stručné zhodnocení nálady, pomůže při příští komunikaci.)
-
2. Aktualizace Obchodního případu
Většina schůzek se váže k nějaké obchodní příležitosti. Zápis ze schůzky musí mít přímý dopad na stav Obchodního případu.
-
Změna stavu (fáze): Posunula schůzka obchodní případ dál? Změňte fázi (např. z "První kontakt" na "Analýza potřeb" nebo "Příprava nabídky").
-
Aktualizace částky a data: Změnila se po schůzce poptávaná hodnota nebo očekávané datum uzavření? Ihned to upravte. Tyto údaje jsou zásadní pro firemní reporting a cashflow.
-
Propojení aktivit: Ujistěte se, že je vaše uzavřená aktivita (schůzka) správně propojena s tímto obchodním případem.
3. Doplnění a korekce dat u Kontaktu a Společnosti
Na schůzce jste se téměř jistě dozvěděli nové informace o firmě nebo lidech v ní.
-
Nové kontakty: Potkali jste někoho nového? Ihned založte novou kartu Kontaktu a propojte ji se Společností. Nezapomeňte na pozici, e-mail a telefon.
-
Aktualizace stávajících: Změnil pan Novák telefonní číslo? Povýšila paní Dvořáková? Upravte jejich záznamy.
-
Čistota dat je základem funkčního CRM. Neaktuální údaje vedou k chybám v komunikaci a frustraci týmu.
Nejdůležitější krok: Definování další Aktivity
Toto je bod, kde nejvíce obchodníků selhává. Ukončí aktivitu, zapíší výsledek, ale nevytvoří žádnou návaznou akci. Obchodní případ tím "usne" a vy si na něj vzpomenete náhodou za tři týdny, kdy už může být pozdě.
Zlaté pravidlo CRM: Každý obchodní případ musí mít vždy naplánovanou alespoň jednu budoucí aktivitu.
Ihned po uzavření záznamu ze schůzky vytvořte novou Aktivitu:
-
Typ aktivity: Bude to telefonát, e-mail, nebo příprava nabídky?
-
Předmět: Musí být jasný (např. "Telefonická urgence nabídky č. 123" nebo "Zaslání dodatečných podkladů k modulu X").
-
Termín (Datum a čas): Kdy se má akce provést? Systém vás na ni ve správný čas upozorní.
-
Propojení: Opět aktivitu propojte s relevantním Obchodním případem a Kontaktem.
Tímto krokem vytváříte plynulý pracovní proces. Stará aktivita je uzavřena, nová je naplánována. Obchodní případ je neustále v pohybu a pod vaší aktivní kontrolou.
Výhody důsledného zápisu
Správné zpracování schůzky v CRM není čas navíc, je to investice, která se okamžitě vrací.
-
Stoprocentní přehlednost: Vy, váš manažer i vaši kolegové vidíte v reálném čase, v jakém stavu obchodní případ je a jaký je další krok.
-
Okamžitá zastupitelnost: Pokud onemocníte nebo jedete na dovolenou, kolega může otevřít CRM a plynule navázat na vaši práci, aniž by musel cokoliv zjišťovat.
-
Kvalitní reporting: Manažeři mohou analyzovat, proč obchody padají, v jaké fázi se zasekávají a jak dlouho trvá obchodní cyklus. To nelze dělat z poznámek v diáři.
-
Automatizace procesů: V pokročilých systémech, jako je Bohemia CRM Professional, může správné uzavření aktivity a změna fáze obchodního případu automaticky spouštět další procesy (např. odeslání e-mailu nebo úkol pro jiné oddělení).
Schůzka končí teprve ve chvíli, kdy je správně zapsána v CRM a je z ní vytvořena jasná návazná aktivita. Cokoliv méně je jen promarněná příležitost a hazard s firemními daty.