Obchodní schůzka je často klíčovým momentem v celém prodejním cyklu. Rozdíl mezi úspěšným jednáním, které vede k uzavření obchodu, a ztrátou času často leží v jediném faktoru: v kvalitě přípravy. Spoléhat se na paměť nebo roztříštěné poznámky v různých souborech je v B2B segmentu receptem na neúspěch. Moderní nástroje pro řízení vztahů se zákazníky, jako je Bohemia CRM, poskytují obchodníkovi takzvaný 360° pohled na klienta, který mění pravidla hry.
Co přesně znamená 360° pohled?
360° pohled není jen firemní fráze; je to souhrn všech dostupných a relevantních dat o klientovi, centralizovaný na jednom místě. Nejde pouze o kontaktní údaje. V kontextu systému, jakým je Bohemia CRM Professional, tento pohled zahrnuje:
-
Kompletní Adresář: Nejen jméno a e-mail, ale i pozice ve firmě, vazby na jiné kontakty (kdo je komu nadřízený, kdo je klíčový "rozhodovatel") a role v nákupním procesu.
-
Historie Aktivit: Každý telefonát, e-mail, online schůzka nebo prezenční jednání. Zápisy z minulých hovorů (i od kolegů) umožňují plynule navázat tam, kde komunikace skončila.
-
Obchodní Případy: Přehled všech minulých i současných obchodních příležitostí. V jaké jsou fázi? Jaká je jejich hodnota? Proč byl minulý obchodní případ ztracen, nebo naopak vyhrán?
-
Servis a Podpora: Pokud firma řeší i servisní požadavky, 360° pohled zahrnuje i přehled řešených incidentů. Obchodník tak ví, zda je klient spokojený, nebo zda existuje "palea" (bolestivé místo), které je třeba adresovat.
-
Související Dokumenty: Odeslané nabídky, smlouvy, zápisy z jednání nebo technické specifikace.
Mít tato data k dispozici před schůzkou znamená, že obchodník nepřichází "zjišťovat", ale "řešit".
Příprava na schůzku krok za krokem v Bohemia CRM
Efektivní příprava pomocí CRM systému není složitá, ale vyžaduje systematičnost. Lze ji shrnout do čtyř klíčových kroků.
Krok 1: Revize karty klienta (Adresář)
Než začnete připravovat prezentaci, podívejte se na základní data v modulu Adresář.
-
S kým přesně jdu jednat? Jaká je jeho oficiální pozice?
-
Jsou v CRM zaznamenáni další účastníci schůzky?
-
Kdo je v dané firmě mým hlavním spojencem a kdo je naopak "blokátor" (brzda) obchodu?
-
Jsou všechny kontaktní údaje aktuální?
Krok 2: Studium historie komunikace (Aktivity)
Toto je nejdůležitější krok pro kontext. Projděte si historii všech aktivit spojených s danou firmou.
-
O čem byl poslední hovor nebo e-mail?
-
Byly z minulé komunikace nějaké přísliby (z naší nebo jejich strany)?
-
Jaká témata se opakovala? Jaké byly hlavní námitky?
-
Pokud s klientem komunikoval i kolega (např. z technické podpory), co řešil? Obchodník musí mít přehled i o aktivitách kolegů.
Krok 3: Analýza obchodních případů
Obchod se točí kolem Obchodních případů. Znalost jejich stavu je esenciální.
-
Jaké produkty nebo služby klient poptával v minulosti?
-
Jaké jsou otevřené (probíhající) obchodní případy? V jaké jsou fázi (např. analýza, nabídka, vyjednávání)?
-
Jaká je historie cenotvorby? Byly poskytnuty nějaké slevy?
-
Proč jsme prohráli minulé příležitosti? Zápis o důvodu ztráty (např. "vysoká cena", "konkurence byla rychlejší") je zlatý důl pro přípravu argumentace.
Krok 4: Kontrola úkolů a kalendáře
Poslední kontrola zajistí, že na nic nezapomenete.
-
Jsou v systému evidovány nějaké nesplněné Úkoly týkající se tohoto klienta (např. "poslat podklady", "ověřit technický dotaz")?
-
Je schůzka správně zapsána v Kalendáři CRM? Jsou k ní připojeny všechny potřebné interní poznámky?
Jak data mění průběh samotného jednání
Výsledek výše popsané přípravy se na schůzce projeví okamžitě.
-
Okamžitá relevantnost: Obchodník neztrácí čas obecnými otázkami ("Co vlastně děláte?"). Místo toho může začít: "Pane Nováku, minule jsme řešili, že máte výzvy s efektivitou ve skladu. Podíval jsem se na to a připravil jsem návrh řešení..."
-
Budování důvěry: Klient vidí, že si obchodník pamatuje detaily z minulé komunikace (i té několik měsíců staré). Cítí se být vyslyšen a vnímá partnera jako profesionála.
-
Anticipace potřeb: Pokud obchodník v CRM vidí, že klientovi za měsíc končí servisní smlouva, může proaktivně otevřít téma jejího prodloužení, případně rovnou nabídnout upgrade.
-
Jednotná tvář firmy: I když jede na schůzku jiný obchodník než minule (např. z důvodu nemoci kolegy), díky 360° pohledu může plynule navázat. Pro klienta to znamená, že jedná s jednou organizovanou firmou, nikoli s izolovanými jednotlivci.
Nezapomeňte na "Pracovní procesy"
360° pohled nevznikne sám od sebe. Je závislý na kvalitě dat, která obchodníci do systému vkládají. Právě zde pomáhají Pracovní procesy (Workflows), které lze v Bohemia CRM nastavit. Tyto procesy mohou například automaticky hlídat, aby po každé schůzce (aktivitě typu "schůzka") byl obchodník vyzván k vytvoření zápisu nebo k naplánování následného úkolu. Tím se zajišťuje, že data jsou vždy aktuální – nejen pro reporty, ale hlavně pro přípravu na příští, ještě efektivnější schůzku.